Avant de se lancer dans la création d’une entreprise, il est nécessaire de savoir que tout projet professionnel qui s’apparente à cela doit être accompagné par la réalisation de diverses formalités juridico-administratives. Ces différentes étapes serviront à une seule et unique finalité, celle de permettre à la société en question de s’immatriculer au niveau du registre du commerce et des sociétés, et par conséquent de lui permettre d’exister d’un point de vue légal.
Afin de réaliser ces démarches, l’entrepreneur doit réunir certains documents, et les transmettre au centre de formalités des entreprises (CFE), qui à son tour s’occupera de les envoyer au niveau du greffe du tribunal de commerce compétent. Le CFE aura la tâche de contrôler et de vérifier la régularité du dossier fourni, afin de simplifier les différentes démarches, plus particulièrement celles relatives aux diverses déclarations administratives auxquelles l’entrepreneur doit s’attendre. Par ailleurs, l’avènement des différentes plateformes en ligne permet de rendre encore moins complexes les procédures. Découvrons dans cet article tout ce qu’il est utile de savoir sur la dématérialisation des formalités relatives à la création d’une entreprise en 2021.

1- Quels peuvent être les réels intérêts de la création d’entreprises en ligne en 2021 ?

 Les avantages de cette solution

À l’instar de ce qui a été susmentionné, l’intérêt majeur que peut avoir un entrepreneur dans le processus de dématérialisation des procédures de création d’entreprises serait la simplification qu’il apporte. En effet, d’abord, le fait de naviguer sur internet évite le déplacement fréquent vers les organismes compétents et les diverses administrations chargées de superviser et de réaliser les formalités relatives à la constitution d’une société. Grâce à cela, il gagne un temps inestimable pendant la réalisation des démarches et pourra se consacrer sur les autres tâches qui lui incombent.
Par ailleurs, sur la même idée de cette simplification des différentes procédures, celles-ci seront également caractérisées par la fluidité sur le traitement et la réponse des diverses demandes au niveau des administrations concernées. Autrement dit, l’exploitation de l’activité professionnelle pourra plus rapidement commencer grâce à la dématérialisation des procédures, puisque l’extrait K-bis utile pour cela s’obtiendra en un rien de temps.
En outre, il faut savoir que deux choix peuvent se présenter quant à la création d’une entreprise en ligne : le premier est d’effectuer soi-même les différentes démarches, et le second consistera à avoir recours aux services d’un prestataire en ligne. Ce sera à partir de ce choix que se manifestera le dernier avantage de la démarche dématérialisée, c’est-à-dire son côté abordable. En effet, elle sera beaucoup moins couteuse que la procédure classique, voire même gratuite, si l’entrepreneur ne se fait pas assister.

 Se faire assister dans la réalisation des procédures ou non ?

Comme il a été dit plutôt, le fait de réaliser soi-même les formalités n’implique pas de payer une somme conséquente particulière, cette option est même considérée comme gratuite. En effet, il suffit de se rendre sur le site infogreffe.fr ou accéder au guichet électronique du CFE. À travers ce site, l’entrepreneur pourra accomplir de multiples formalités administratives, notamment celles relatives à la constitution d’une société. Précisons également que ce guichet unique est totalement gratuit, sauf dans certains cas où quelques formalités impliquent de débourser une somme d’argent.
Certes, cette solution est peu onéreuse, mais favorise la commission de certaines erreurs dans la réalisation des procédures, des erreurs qui peuvent engendrer d’assez lourdes conséquences pour le créateur. Ainsi, afin d’éviter cela, il serait judicieux et conseillé de faire appel à un prestataire en ligne. Ce dernier sera là pour assister, accompagner et conseiller l’entrepreneur du début jusqu’à la fin, c’est-à-dire à partir de la mise en place du projet jusqu’à sa finalisation. Rappelons qu’avoir recours à ce type de service implique des frais supplémentaires.

2- Les étapes de la création d’entreprises en ligne en 2021

 Les formalités pré création

• Business plan et statut juridique

Avant de se lancer dans un projet de création d’entreprises, il est nécessaire de prendre en compte certains paramètres importants, notamment celui concernant l’analyse approfondie du marché, en fonction du type d’activité envisagée. En d’autres termes, il s’agira de prévoir la pérennité de l’entreprise financièrement et techniquement parlant, par rapport au projet envisagé. Pour cela, il est indispensable d’établir un business plan, qui détaillera tous les points positifs et négatifs du projet.

Ensuite, il est évidemment nécessaire de donner une identité à l’entreprise à former. On parle dans ce cas des éléments qui devront obligatoirement être mentionnés dans ses statuts (sa dénomination sociale, l’adresse de son siège social, etc.). En parallèle à cette étape, le choix de la forme juridique que revêtira l’entreprise est également très important, puisque ce statut juridique déterminera le régime fiscal et social auquel elle sera soumise, mais servira également à obtenir la personnalité juridique (exemple de forme juridique : l’auto-entreprise, l’entreprise individuelle ou opter pour les autres formes sociétaires).

• La rédaction statutaire

C’est l’une des étapes les plus importantes dans la création d’une entreprise, et elle doit être accomplie en suivant les normes habituelles et législatives. Pour cela, il sera judicieux de faire appel à un professionnel pour les rédiger (les avocats ou les experts-comptables). En effet, ces statuts seront là pour fixer les règles de fonctionnement et d’organisation de la société. On doit notamment y trouver des informations essentielles telles que sa dénomination sociale ainsi que l’adresse du siège social par exemple (mentions obligatoires). On peut en outre trouver des modèles sur internet.

 La dématérialisation des procédures proprement dite

Après la réalisation des procédures citées ci-dessus, il faudra en premier lieu prévenir les tiers concernant la création de la société. Pour cela, il sera utile de publier un avis de constitution en ligne, dans un support d’annonces légales, en ligne également. Cette étape est indispensable puisque l’attestation de parution servira à compléter le dossier d’immatriculation.
Sur ce dernier point, la dématérialisation des procédures d’immatriculation se fera facilement, à travers le site infogreffe.fr. Ensuite, il sera nécessaire de créer un compte utilisateur si l’entrepreneur n’en possède pas encore. Après, un formulaire doit être rempli, celui relatif à la demande de l’immatriculation elle-même. Notons que les éléments à mettre dans ce formulaire varieront légèrement en fonction du statut juridique que l’entrepreneur aura choisi.
Par la suite, de nombreux documents importants doivent être joints à ce formulaire. Il faut notamment fournir une copie numérique des statuts signés et datés, un justificatif d’identité valide de l’entrepreneur, une preuve de la jouissance effective des locaux servant à l’exploitation de l’activité ainsi qu’au siège social. En plus, il est souvent utile de fournir une autorisation permettant l’exploitation de certaines activités (les activités règlementées par exemple). Enfin, il existe une liste comportant tous les bénéficiaires effectifs de la société, c’est-à-dire toutes les personnes ayant un contrôle effectif sur elle. Il faudra ainsi effectuer une déclaration relative à ses bénéficiaires.
La dernière et ultime étape consiste à rediriger la déclaration de création de l’entreprise vers le CFE compétent, qui à son tour va transmettre le dossier d’immatriculation au greffe du tribunal de commerce concerné. Cette étape se fera automatiquement en ligne, à travers le site infogreffe.fr.

De plus en plus de sociétés, grandes ou petites, tendent à externaliser leur service de secrétariat. Mais en quoi consiste vraiment ce service et pourquoi y recourir ? Si cette option semble assez avantageuse, comment être sûr de confier les missions de télésecrétariat à un prestataire sérieux ?

Qu’est-ce que le télésecrétariat ?

Le télésecrétariat est la délocalisation du service de secrétariat. Il englobe toutes les tâches du secrétariat classique, mais à distance. Ainsi, une secrétaire à distance s’assure aussi bien de la permanence téléphonique, de la gestion des plannings et des rendez-vous, que des différentes tâches administratives, mais depuis son domicile pour un professionnel travaillant à son compte ou bien au sein d’une structure plus ou moins importante se spécialisant dans le télésecrétariat. L’entreprise cliente peut lui confier la retranscription de réunions, la rédaction de compte-rendu, de relance client, l’élaboration de devis, le suivi des factures, etc.

Pourquoi opter pour le télésecrétariat ?

L’externalisation du service de télésecrétariat présente différents intérêts pour l’entreprise. L’un des principaux avantages est le gain de temps. Les travaux de secrétariat sont indispensables, mais prennent du temps. Les collaborateurs ne peuvent pas se permettre d’en perdre en assurant l’accueil téléphonique et d’autres tâches administratives, s’ils sont affectés initialement à un poste spécifique. Grâce à l’intervention d’un télésecrétaire, ils peuvent se consacrer entièrement à leurs missions principales. Externaliser ce service permet également de réaliser des économies. Le donneur d’ordre se déleste des frais liés à l’achat du matériel indispensable au télésecrétariat. Il se décharge également des dépenses liées au recrutement d’un nouveau salarié, mais aussi des formalités administratives. Le prestataire dispose en effet de tous les moyens matériels et humains pour remplir les missions qui lui sont confiées.

Les services de télésecrétariat sont par ailleurs parfaitement modulables. Une entreprise peut y recourir le temps d’une journée, pour une semaine ou un mois. La collaboration peut également être pérenne, tout dépend de ses besoins. La société commanditaire n’est par ailleurs pas tenue de déléguer toutes les tâches de secrétariat. Il choisit librement celles qu’il souhaite externaliser. Il lui revient également de choisir le mode de tarification qui convient à ses exigences. La formule tarifaire peut se faire à l’heure, à la tâche, mais le prestataire peut également proposer des forfaits plus adaptés pour une collaboration régulière.

Quels critères pour choisir son télésecrétaire ?

Si le tarif de la prestation est un critère non négligeable, il ne s’agit pas du premier point à tenir en compte dans le choix du professionnel. Il est important de s’assurer de ses compétences. Bien que l’exercice de ce métier ne soit pas réglementé, il convient tout de même de s’assurer que le prestataire dispose d’un diplôme en secrétariat et même d’une formation supplémentaire pour se conformer aux exigences de certains secteurs spécifiques. Ce dernier point est notamment valable pour le service de telesecretariat. Pour les sociétés d’outsourcing, il est possible de se référer aux avis clients pour avoir une meilleure idée de la qualité de leurs prestations. Pour un télésecrétaire indépendant, les différents échanges permettent d’apprécier leurs capacités d’expression et leur mode de fonctionnement. La disponibilité est un autre point à considérer. Certains prestataires proposent leurs services bien au-delà des horaires de bureau, voire 7 jours sur 7, ce qui ne pose pas de problèmes pour les plateformes disposant d’une grande équipe. Si vous envisagez de collaborer avec un télésecrétaire indépendant, le mieux est d’opter pour un professionnel travaillant en binôme ou en réseau pour assurer la continuité des missions même s’il s’absente.

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